Hohes Einsparpotenzial: Studie untersucht Purchase-to-Pay-Prozess

Von der Bedarfsmeldung über die Lieferantenauswahl, Bestellung bis zum Rechnungsmanagement: Die Beschaffung ist ein komplexer Prozess, der sich digital umgesetzt viel effizienter realisieren lässt. Diese Erkenntnis wird durch die aktuelle techconsult-Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ gestützt, die im Auftrag der Ceyoniq Technology exemplarisch den Purchase-to-pay-Prozess untersucht hat. Die gleiche Befragung zeigt das große Potenzial, das der Markt für digitale Lösungen auf diesem Gebiet noch birgt.

„Viele Unternehmen erkennen die Vorteile, die die Digitalisierung bietet. Gerade in der aktuellen Situation geht es um den schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente an jedem Ort. Auch Prozesse und Freigaben können ortsunabhängig erfolgen, neben einer enormen Zeitersparnis oder auch einer geringen Fehlerquote“, erklärt Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH. Ein vollständig digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess würde bislang dennoch nur sehr selten umgesetzt, wie die Studie zeige. „Hier gibt es noch große Potenziale, die Unternehmen nutzen sollten.“

Der Purchase-to-Pay-Prozess ist aufgrund seiner vielen Einzelschritte und den zahlreichen Akteuren, die involviert sind, für viele Unternehmen eine Herausforderung. Sie kämpfen vor allem mit langen Durchlaufzeiten, vermeidbare Kosten sowie einer hohe Fehleranfälligkeit. Hinzu kommt die Schwierigkeit, den Überblick über zentral und dezentral beschaffte Güter zu wahren. Mit digitalen Prozessen lassen sich jedoch die Durchlaufzeiten, beispielsweise durch das Wegfallen von Liegezeiten beschleunigen. Darüber hinaus können Kosten verringert werden, indem Skontofristen softwaregestützt gewahrt und Fehlerquellen durch die Automatisierung von Routineaufgaben minimiert werden.

Chancen und Hemmnisse

Zu diesem Ergebnis kommt auch die Studie der techconsult. So schätzen die Befragten die Zeitersparnis, die mittels einer vollkommenen und schnittstellenübergreifenden Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses erzielt werden kann, sehr hoch ein: Durchschnittlich 40 Prozent weniger Zeitaufwand erwarten die Studienteilnehmer. Doch gibt es in vielen der befragten Unternehmen auch Hemmnisse, die die Einführung von digitalen Lösungen bremsen. Hürden sind etwa fehlendes technisches Verständnis, die Sorge vor zunehmender Komplexität oder wegfallenden Arbeitsplätzen sowie fehlendes Budget. Aufgabe der Anbieter sei es, so die Studie, „Unklarheiten und Bedenken […] durch bedarfsgerechte Informationen zu beseitigen und mit entsprechenden Serviceangeboten dem Anwender unterstützend zur Seite zu stehen“.

Bei der Auswahl ihres Digitalisierungspartners sollten Unternehmen demnach nicht nur darauf achten, dass der Anbieter einen vollumfänglich softwaregestützten Purchase-to-Pay-Prozess ermöglicht. Eine umfassende Beratung und Projektbegleitung sollte ebenfalls zum Service gehören, damit das Digitalisierungsprojekt zum gewünschten Ergebnis führt. 

Über die Studie:

Die Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Ceyoniq Technology konzipiert und durchgeführt. Dabei wurden 200 Unternehmen zum Thema Beschaffung und Rechnungsmanagement befragt. Die Befragung erfolgte über einen Online-Fragebogen. Die Stichprobe umfasste Unternehmen ab 150 PCs aller Branchen. Ansprechpartner waren in erster Linie Verantwortliche aus der IT, dem Einkauf sowie dem Finanz- und Rechnungswesen.