Rechtlicher Rahmen, Hinweise und Empfehlungen zum Thema Home-Office

Das Arbeiten im Home-Office hat durch die Corona-Pandemie an Attraktivität gewonnen. Für die Unternehmen und Mitarbeiter*innen liegt hierin die Chance, das Arbeiten von Zuhause auch in der Zukunft zu verstetigen. Teile der Belegschaft werden ganz normal in den Büroalltag zurückkehren, andere möchten die Möglichkeit des „Mobilen Arbeitens“ auch weiterhin nutzen. Dieses können die Arbeitgeber für sich nutzen, um für ihre Mitarbeitenden mehr Flexibilität bei der Gestaltung des Arbeitsalltags zu ermöglichen. 

Wichtig ist hierbei jedoch, bei der Verwendung der Begrifflichkeiten zwischen einem festen Home-Office-Platz (Telearbeitsplatz) und der Möglichkeit des sog. „Mobilen Arbeitens“ (alternierende/mobile Telearbeit) zu unterscheiden. Bei einem festen Telearbeitsplatz muss der Arbeitgeber für die vollständige Büroausstattung (Büromöbel, Hardware, Software etc.) aufkommen. Beim Mobilen Arbeiten, bei dem der Arbeitnehmer vom Angebot des Remote-Arbeitens Gebrauch machen kann, muss der Arbeitsplatz i.d.R. nicht voll ausgestattet werden. Der Begriff des Mobilen Arbeitens bezieht sich ursprünglich auf die Ermöglichung des Arbeitens an unterschiedlichen Orten (z.B. auf Dienstreisen) und ist in der Regel zeitlich begrenzt, erhält in diesen Zeiten aber eine neue Bedeutung.
In beiden Fällen sollte eine vertragliche Regelung zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschlossen werden, in welcher die genauen Rahmenbedingungen festgelegt werden. 
Wichtig: 
Die rechtlichen Rahmenbedingungen zur Einrichtung eines vollständigen Home-Office-Arbeitsplatzes dürfen durch die „einfachere“ Form des mobilen Arbeitsplatzes nicht unterlaufen werden. Vielmehr handelt es sich hierbei um ein zusätzliches Angebot, was Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zur Flexibilisierung ihres Arbeitsalltags anbieten können, und nicht um einen vollständig ausgestatteten Zweitarbeitsplatz, der permanent genutzt werden soll. Bei der durch die Corona-Pandemie ausgelöste Ad-hoc-Situation ist es daher in den meisten Fällen korrekt von einem Mobilen Arbeitsplatz zu sprechen und nicht von einem tatsächlichen Home-Office-Platz. Bei der Verstetigung des Arbeitens von Zuhause aus sollten diese Aspekte daher Berücksichtigung finden und die Anzahl der Tage arbeitgeberseitig begrenzt werden, sofern es sich um lediglich mobile Arbeitsplätze handelt.

Arbeitsrechtliche Voraussetzungen für einen Home-Office-Arbeitsplatz (Telearbeitsplatz)

• Vertragliche Regelungen zur Nutzung von Home-Office schließen (Home-Office-Vereinbarung)
• Angemessene Büro-Ausstattung bereitstellen (IT/Hardware, Büromöbelausstattung, etc.)
• Zugang zu allen benötigten Software-Programmen (E-Mail Client etc.) garantieren
• Zeiterfassungssystem (über Software-Lösungen bis hin zur einfachen Excel-Liste) bereitstellen
• Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten (muss über Zeiterfassungssystem ersichtlich sein)
• Regelungen zum Datenschutz sind auch im Home-Office zu wahren
• Versicherungsschutz: Der Arbeitnehmer ist genauso abgesichert wie im Büro; auch die Berufsgenossenschaften greifen (Wichtig: Wege vom Home-Office-Arbeitsplatz z.B. in die Küche oder auf die Toilette sind hiervon jedoch ausgenommen)
• Regelung zur Übernahme von Betriebskosten durch Arbeitgeber (diese stehen dem Arbeitnehmer im Home-Office grundsätzlich zu. In der Praxis bietet sich hier eine pauschalierte, vertraglich festzulegende Aufwandsentschädigung an. Die Erstattung von Aufwänden ist steuerfrei möglich.)
• Empfehlung: Festlegung von Kernarbeitszeiten hinsichtlich telefonischer Erreichbarkeit, der Koordination von Meetings etc.

Wichtig: 
Die rechtlichen Regelungen (z.B. Arbeitsstättenverordnung) gelten nur für die Einrichtung eines tatsächlichen Home-Office-Arbeitsplatzes (Telearbeitsplatz) und nicht für das Mobile Arbeiten (alternierende Telearbeit). Aber auch für das Mobile Arbeiten muss ein Zeiterfassungssystem und die entsprechenden Zugänge zur Software zur Verfügung gestellt werden. Ebenfalls sind die Arbeits- und Pausenzeiten einzuhalten. Hier gelten also die allgemeinen Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes, spezielle Regelungen wie bei der Telearbeit gibt es allerdings nicht.

Ideensammlung zum sozialen Austausch

• 1x pro Woche Teambesprechung außerhalb der normalen „To-Do’s“
• Alle zwei Tage gemeinsames Kaffee-Frühstück
• Gemeinsamer Freitagsausklang
• Einrichtung eines permanenten, virtuellen Kaffeeraums, in den sich über den Tag verteilt immer wieder Mitarbeiter*innen einfinden können
• Versendung eines kleinen Präsentes an die Mitarbeiter*innen in Verbindung mit der Einladung zu einem gemeinsamen virtuellen Feierabendtreffen
• Virtueller Abendstammtisch mit Kunden
• Virtuelle Team-Challenges zu verschiedenen Themen