HR ist mehr als nur Begleiter des Wandels 

KI in der Personalarbeit verändert nicht nur Prozesse, sondern auch die Art und Weise, wie Arbeit organisiert wird. Für das Personalmanagement heißt das: Es geht nicht nur um Tools, sondern um Transformation. Denn: Die Einführung von KI ist in erster Linie eine Kommunikations- und Organisationsaufgabe und kein IT-Projekt. Prof. Dr. Sascha Armutat von der Hochschule Bielefeld (HSBI) erklärt, welche Veränderungen und Verschiebungen sich abzeichnen – und was Unternehmen daraus lernen können. 

„Wer auf die aktuellen Entwicklungen rund um KI schaut, erkennt vor allem zwei zentrale Punkte“, sagt Sascha Armutat. „Erstens, dass Arbeitsprozesse schon radikal anders werden. Und zweitens, dass nicht vorhersehbar ist, in welche Richtung sich das Ganze noch entwickeln wird.“ Gerade diese Dynamik – etwa durch vernetzte Agentensysteme als individuelle Arbeitsassistenz – macht deutlich, dass Unternehmen die Konsequenzen erst ansatzweise abschätzen können. Was sich jedoch bereits klar abzeichnet: Die Art, wie Arbeit erledigt wird, verändert sich grundlegend. Schon heute übernehmen KI-Anwendungen zunehmend Routinetätigkeiten, während kreative Aufgaben zumindest unterstützt werden. „Studien zeigen, dass knapp ein Viertel der Arbeitsstunden, die man aktuell leistet, im Durchschnitt über alle Berufe hinweg durch KI-Anwendungen ersetzt werden können“, unterstreicht Sascha Armutat. Diese Verschiebung verändert nicht nur Effizienz, sondern ganze Berufsbilder.  

Doch KI bedeutet für Beschäftigte nicht nur Entlastung. „Ja, es ist auf der einen Seite Entlastung. Etwa wenn KI-Anwendungen dabei helfen, Strukturen für Konzepte zu entwickeln“, sagt Sascha Armutat. „Gleichzeitig entsteht ein ganz anderer und ein ganz neuer Druck, da u.a. die Outputerwartungen in den Unternehmen steigen.“ Mitarbeitende müssen zunehmend beurteilen, ob KI-Ergebnisse tatsächlich tragfähig sind. Gravierend ist jedoch ein struktureller Effekt: Tätigkeiten, die bislang als Einstieg in Berufe dienten, verschwinden. „Diese einfacheren Tätigkeiten fallen weg“, weist Sascha Armutat auf eine Folge hin. „Das heißt, es gibt immer weniger Möglichkeiten für Berufseinsteiger, diesen Einstieg zu schaffen.“ Denn Routinen, die Orientierung und Lernräume bieten, werden durch KI künftig automatisiert – mit unmittelbaren Folgen für Qualifizierungs- und Karrierewege. 

Genau hier kommt dem Personalmanagement eine zentrale Rolle zu. Die Einführung von KI muss systematisch erfolgen, ist ein Transformationsprozess und braucht ein solides Change Management. „Nur die Einführung dieser Technologien und zu sagen: Ihr habt jetzt Copilot, macht mal was damit – das ist der falsche Weg“, unterstreicht Sascha Armutat. 

Entscheidend ist aus seiner Sicht – dies belegen erfolgreiche Einführungsprozesse – die gesamte Belegschaft einzubeziehen. „Man muss das schon zu einer sehr flächigen und einer belegschaftsweiten Aktion machen. Beginnen sollte man mit den Führungskräften, weil sie als Multiplikatoren eine entscheidende Rolle haben, um die KI-Thematik in der Organisation zu platzieren. Vor allem aber hat KI immer dann eine höhere Akzeptanz, wenn alle eine positive Einstellung dazu haben und auch der Betriebsrat von Anfang an mitgenommen wird“, betont der Bielefelder Wissenschaftler. Diese frühzeitige Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitervertrtung reduziert – das zeigen bereits erfolgte Einführungen – Befürchtungen und Mutmaßungen, zum Beispiel Richtung Stellenabbau. Denn künftig geht es darum, Wertschöpfung auch unter der Bedingung zu generieren, dass man beispielsweise kein Personal findet, um diese Aufgaben zu erledigen. 

Um KI in Unternehmen zu implementieren, empfiehlt Sascha Armutat eine schrittweise Annäherung: Sie reicht von einer Analysephase bis hin zur Identifikation konkreter Anwendungsfällen für KI – den sogenannte Use Cases. In der Praxis heißt das: Wo steht das Unternehmen überhaupt – etwa beim Datenmanagement, dem digitalen Mindset oder bei wahrgenommenen KI-Kompetenzen? Erst dann lassen sich konkrete Anwendungsfälle identifizieren und in bestehende Projekte integrieren, zum Beispiel bei der Einführung eines ERP-Systems oder beim Aufbau agiler Projektstrukturen. „KI sollte nicht als separates Thema behandelt, sondern als Unterstützung für bestehende Wertschöpfungsprozesse gesehen werden“, so Sascha Armutat. „Immer dann, wenn Mitarbeitende in der Lage sind, KI mit Augenmaß und wertschöpfend einzusetzen, dann bringt dieses Tool auch etwas.“ Parallel dazu sind Mitarbeitende für die Notwendigkeit zu sensibilisieren, und Kompetenzen beispielsweise durch Schulungen zu entwickeln, die die Anwendung von KI unterstützen: Dazu gehört ein Grundverständnis von Funktionsweise und Ergebnissen ebenso wie die Fähigkeit, geeignete Einsatzfelder zu identifizieren. KI wird zum Bestandteil nahezu aller Kompetenzbereiche – von Projektarbeit über Reflexion von Arbeitsergebnissen bis hin zum Teammanagement. Auch für Führung ergeben sich Veränderungen, ohne dass sie überflüssig würde. „Wir müssen KI in allen Kompetenzen als eine Art Querschnittsthema mitdenken.  

Ein Schlüssel liegt in der Datenbasis bzw. dem Datenmanagement. Ohne belastbare Daten lassen sich KI-Anwendungen kaum sinnvoll nutzen. Und auch die datenschutzbezogenen Vorkehrungen müssen getroffen werden, um KI sicher für das Unternehmen zu implementieren. „Eine richtig gute KI-Lösung braucht Prozesse, die Daten liefern“, erläutert Sascha Armutat. „Sonst bleiben viele Potenziale ungenutzt.“ Mindestens genauso wichtig wie Technologie ist ein agiles Verständnis von Arbeit – geprägt von Offenheit, Neugier und Lernbereitschaft – , das die Innovationsfähigkeit von Organisationen stärkt. „Entscheidend ist dabei, dass Führung Mitarbeitenden erlaubt, zu partizipieren, zu experimentieren und aus Fehlern zu machen und daraus zu lernen – auch beim Thema KI.“  

Was sollten HR-Verantwortliche also konkret tun? „Vor allem anfangen“, rät Sascha Armutat. „Etwa mit dem Einsatz von KI-Lösungen bei der SEA-Optimierung von Stellenanzeigen, Matching-Prozessen oder der Erstellung von Schichtplänen oder der Personalplanung.“ Gleichzeitig muss HR Führung und Unternehmensleitung bei der KI-getriebenen Transformation des Unternehmens unterstützen „Die Personalverantwortlichen sind diejenigen, die den Digitalisierungsprozess im Unternehmen maßgeblich antreiben und die Menschen im Rahmen eines Change Managements mitnehmen“, sagt Sascha Armutat. „So wird HR zum Treiber von Transformation – mit dem Ziel, KI mit Augenmaß und wertschöpfungsorientiert in die Organisation zu integrieren“, wie Sascha Armutat es formuliert.