Studie wirft Schlaglicht auf Vertragschaos im Backoffice

Laut einer aktuellen Studie haben fast zwei Drittel (64 Prozent) der befragten Unternehmen in Deutschland keinen oder nur einen eingeschränkten Überblick über ihre laufenden Verträge: Dafür wurden 221 Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größenklassen befragt, die jeweils mehr als 100 Verträge verwalten. Die nach wissenschaftlichen Grundsätzen durchgeführte Untersuchung von techconsult und Ceyoniq beleuchtet, wie Unternehmen ihren ‚Vertragsdschungel‘ bewältigen und welche Anforderungen sie an ein intelligentes Contract-Lifecycle-Management (CLM) stellen.

Die Studie „Smartes Vertragsmanagement: Wo Unternehmen heute stehen“ widmet sich der Frage, welchen Stellenwert Unternehmen dem Vertragsmanagement und CLM heute zumessen und wie weit sie in ihrer digitalen Transformation bereits fortgeschritten sind. Ziel der Untersuchung war es, den Reifegrad bestehender CLM-Strukturen zu erfassen, zentrale Herausforderungen im Einsatz digitaler Lösungen zu identifizieren und Potenziale für Optimierung und Automatisierung aufzuzeigen. Dabei wurde unter anderem beleuchtet, welche Anforderungen Unternehmen an digitale Vertragsmanagement-Lösungen stellen und in welchem Umfang sie bereits von den automatisierten Prozessen profitieren.

Vom Papierarchiv bis zur Cloud

Verträge sind nicht nur rechtliche Vereinbarungen, sondern bilden das Fundament geschäftlicher Beziehungen. 96 Prozent der befragten Unternehmen räumen der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit einen hohen Stellenwert ein. (65 Prozent bewerten sie mit „sehr wichtig“; 31 Prozent mit „wichtig“). Daher überrascht es, dass die Vertragsverwaltung oft noch manuell und uneinheitlich erfolgt, was die Effizienz beeinträchtigt:

• 22 Prozent der Unternehmen nutzen ein lokal installiertes CLM-System, 20 Prozent ein cloudbasiertes CLM-System.
  
• 46 Prozent verwalten Verträge über weniger flexible ERP- oder CRM-Systeme.
  
• 49 Prozent verwenden einfache digitale Tools wie Excel, die ein hohes Risiko für Fehler und Intransparenz bergen und natürlich kaum Möglichkeiten zur Automatisierung oder systematischen Fristenkontrolle bieten

Differenzen zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Obwohl die enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen im Vertragsmanagement als Schlüssel zum Erfolg gilt, weicht die gelebte Praxis häufig von diesem Ideal ab. Die Untersuchung macht deutlich, dass in vielen Unternehmen nach wie vor konventionelle Methoden zur Koordination von Verträgen verwendet werden.

• So bevorzugen rund 60 Prozent der Unternehmen „das klassische Modell“: Vertragsentwürfe werden als Word Dateien per E Mail versendet. Dieser Ansatz führt nicht nur leicht zu Verwechslungen hinsichtlich der aktuellen Version, sondern birgt vor allem auch ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.
  
• Etwa ebenso verbreitet ist die Nutzung allgemeiner Cloud Speicherdienste wie SharePoint oder Google Drive (59 Prozent). Diese Tools erleichtern zwar die kollaborative Bearbeitung, sind jedoch nicht speziell auf die komplexen Abläufe und Datenstrukturen eines strukturierten CLM zugeschnitten und bergen das Risiko, dass vertrauliche Informationen abfließen.
  
• Digitale Verhandlungsplattformen, die sichere, projektspezifische Arbeitsbereiche bieten, finden nur bei einem Drittel der Unternehmen (34 Prozent) Anwendung. Selbst dort aber mangelt es oft an einer reibungslosen Anbindung an bestehende CLM Systeme.

„Die Lücke zwischen Anspruch und Praxis zeigt, wie dringend Unternehmen integrierte Lösungen brauchen, die die Zusammenarbeit erleichtern und gleichzeitig für klare Versionen, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit sorgen“, kommentiert Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement von Ceyoniq, die Ergebnisse der Befragung.

Aufgrund der Tatsache, dass nur etwa ein Drittel der befragten Unternehmen ein CLM-System mit externem Zugriff zur Zusammenarbeit mit Partnern nutzt, überrascht es nicht, dass viele über ein unübersichtliches Vertragsmanagement klagen. Zu den größten „Pain Points“ gehören ein fehlender Überblick über laufende Verträge (35 Prozent stimmen dem voll, 29 Prozent teilweise zu), die Inhomogenität bei Klauseln und Templates (27 Prozent stimmen voll, 42 Prozent teilweise zu) und ein schwaches Fristenmanagement: Fast die Hälfte der Unternehmen (29 Prozent stimmen voll, 28 Prozent teilweise zu) verpassen regelmäßig Termine oder Fristen für Vertragsverhandlungen oder -kündigungen. „Dies bringt Unternehmen nicht nur strategisch in eine schlechtere Verhandlungsposition, sondern kann auch finanzielle Nachteile bedeuten“, weiß Schiffmann.

Herausforderungen beim digitalen Contract Lifecycle Management

Unternehmen berichten zudem über Hindernisse, die einem durchgängigen, effizienten CLM entgegenstehen. Dazu gehört ein noch immer hoher Anteil manueller, papierbasierter Prozesse (35 Prozent), die zeit- und kostenintensiv sowie fehleranfällig in Archivierung und Zugriff sind. Eng damit verbunden sind Medienbrüche (32 Prozent), die durch das Drucken, Scannen und den E-Mail Versand entstehen, so digitale Workflows unterbrechen und zu Informationsverlusten führen können. Vielen fehlen aber auch noch Schnittstellen (34 Prozent) zu ERP, CRM oder DMS, die das CLM isolieren und Automatisierungen wie Fristen und Datenanalysen verhindern. Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt ist schließlich die Nutzerakzeptanz (26 Prozent): Komplexe Oberflächen und überladene Funktionen sowie aufwändige interne Genehmigungsprozesse schrecken Anwender von der täglichen Nutzung ab.

Anforderungen an das zukunftsfähige CLM

Anhand der Herausforderungen identifizierte die Studie fünf Kriterien, die Unternehmen an moderne CLM Lösungen stellen: Dazu zählen die nahtlose Anbindung an ERP, CRM und E Signature Tools (43 Prozent), das automatisierte Fristenmanagement (41 Prozent), skalierbare Systeme, die mit Wachstum und wechselnden Geschäftsmodellen mithalten (39 Prozent), elektronische Signaturen (38 Prozent) und die Benutzerfreundlichkeit des Tools (37 Prozent), sodass wichtige Vertragsinformationen schnell gefunden werden können. Für Schiffmann untermauern die Studienergebnisse die Vermutung, dass es kein einzelnes dominierendes Feature gibt: „Vielmehr benötigen Unternehmen ein ausgewogenes Zusammenspiel aus technischer Integration, funktionaler Tiefe, einfacher Handhabung und rechtlicher Sicherheit, damit Mitarbeitende mit ihren Verträgen „einfach arbeiten“ können.“

Moderne CLM-Systeme sind, wenn sie richtig eingesetzt werden, mehr als nur eine technische Maßnahme: Sie können komplette Geschäftsprozesse optimieren und verbessern, indem sie dafür sorgen, dass Fristen und Termine eingehalten sowie Compliance-Richtlinien umgesetzt werden. Dabei hilft auch die Künstliche Intelligenz (KI), die auch in diesem Feld als Assistenz zum Einsatz kommen kann. „Im Vertragsmanagement kann die KI vor allem in der Automatisierung bei Vertragserstellungen helfen, bei der Vertrags- und Risikobewertung oder bei der Generierung von Klauseln und Textvorschlägen“, so Schiffmann.

Vom Nachzügler zum Treiber der Digitalisierung

Die Studienergebnisse machen deutlich: Während erste Schritte in Richtung Digitalisierung erkennbar sind, bleibt das Vertragsmanagement in vielen Unternehmen noch hinter seinen Möglichkeiten zurück. Dabei ist ein modernes CLM-System längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Schiffmann fasst zusammen: „Wer jetzt in zukunftsorientierte und anpassbare Lösungen investiert, schafft die Grundlage für effizientere Prozesse, höhere Transparenz und nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg.“

Die vollständige Studie steht hier zum kostenlosen Download bereit: https://ceyoniq.com/broschuren/smartes-vertragsmanagement-wo-unternehmen-heute-stehen/