28. August 2026
KI braucht Erfahrung
Tandem aus Mensch und Maschine
Digitale Gremienarbeit gehört in Unternehmen, Verwaltungen und Kommunen längst zum Alltag. Mit Künstlicher Intelligenz beginnt nun die nächste Entwicklungsstufe: Protokolle entstehen schneller, Wissen wird leichter zugänglich und Routineaufgaben lassen sich automatisieren. Zugleich wachsen die Anforderungen an Datenschutz, Transparenz und Qualität.
Mit diesen Fragen rund um das digitale Sitzungsmanagement beschäftigt sich das Bielefelder Unternehmen Sternberg. Geschäftsführer Jan-Christopher Reuscher erklärt, warum KI für ihn vor allem eines ist: ein leistungsfähiger Assistent, aber kein Ersatz für menschliche Erfahrung.
KI verändert derzeit zahlreiche Arbeitsprozesse. Welche Entwicklungen beobachten Sie im Bereich Sitzungsmanagement?
KI begleitet uns inzwischen auf vielen Ebenen. Intern unterstützt sie beispielsweise bei der Formulierung von E-Mails und bei der Zusammenführungen unzähliger Excel-Listen, die sich wahrscheinlich in jedem Unternehmen angesammelt haben. Seit einem halben Jahr nutzen wir KI auch bei der Softwareentwicklung, beim Testen von Programmcodes oder bei der Dokumentation. Gleichzeitig haben wir uns mit Compliance-Fragen beschäftigt und unsere Mitarbeitenden geschult – etwa im verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten. Den größten Mehrwert sehen wir derzeit im Sitzungsmanagement. Heute kann KI gesprochene Beiträge transkribieren und daraus einen ersten Protokollentwurf erstellen. Was früher in einer mittelgroßen Kommune acht Tage gedauert hat, lässt sich heute in acht Stunden bewerkstelligen. Die eigentliche Facharbeit übernimmt jedoch weiterhin der Mensch.
Welche KI-Funktionen bietet Ihre Software bereits heute – und welche werden derzeit entwickelt?
Wir setzen bewusst nicht auf einen einzelnen KI-Anbieter, sondern auf eine offene Schnittstellenstrategie. Denn wir wissen nicht, welches Unternehmen in fünf Jahren noch am Markt sein wird, und wollten uns nicht in eine Abhängigkeit begeben. Inzwischen haben wir bereits mehrere Lösungen angebunden. KI unterstützt heute bereits bei der Protokollerstellung, bei der sprachlichen Überarbeitung von Texten oder der Übersetzung in Leichte Sprache. Perspektivisch sind auch Übersetzungen in weitere Sprachen denkbar. Ein weiterer Schwerpunkt ist die intelligente Suche. Künftig sollen Nutzer nicht mehr Ordner und Dokumente durchsuchen müssen, sondern ihre Fragen ganz natürlich stellen können – etwa danach, welche Beschlüsse es zu einem bestimmten Thema bereits gegeben hat. Das spart Zeit und macht vorhandenes Wissen wesentlich besser nutzbar.
Welche Qualitätskriterien sind entscheidend, damit ein KI-generiertes Protokoll im Arbeitsalltag tatsächlich einen Mehrwert bietet?
Ein gutes Protokoll entsteht nicht dadurch, dass man einer KI einfach ein mehrstündiges Sitzungsprotokoll übergibt. Entscheidend ist, dass die Informationen sinnvoll strukturiert werden. Deshalb übergeben wir beispielsweise Tagesordnungspunkte und Anwesenheitslisten, damit die Inhalte richtig zugeordnet werden können. Nur so entstehen nachvollziehbare Zusammenfassungen. Unsere Kunden verzichten zum Teil bewusst auf automatische Sprechererkennung über Stimmprofile, weil dabei Persönlichkeitsrechte und Datenschutz eine wichtige Rolle spielen. Es besteht eine große Sorge, dass Stimmen für Deep Fakes genutzt werden könnten. Für uns gilt deshalb ein klarer Grundsatz: KI liefert den Entwurf, die Verantwortung bleibt beim Menschen. Jedes Protokoll wird vor der Veröffentlichung noch einmal geprüft und freigegeben.
Sitzungsprotokolle enthalten häufig sensible Informationen. Welche Anforderungen stellen Unternehmen heute an Datenschutz und Datensicherheit?
Datenschutz gehört derzeit zu den wichtigsten Themen. Aus diesem Grund arbeiten wir mit unseren KI-Partnern ausschließlich auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen. Darin wird unter anderem geregelt, wo Daten verarbeitet werden und ob sie zum Training von KI-Modellen genutzt werden dürfen. Entscheidend ist für uns nicht allein, auf welcher Cloud eine Lösung läuft, sondern was tatsächlich mit den Daten geschieht und ob sie Europa verlassen. Wir spüren bei vielen Kunden eine große Verunsicherung – und die kann ich durchaus nachvollziehen. Ein Restrisiko bleibt in der digitalen Welt immer bestehen. Deshalb müssen Datenschutz und Datensicherheit konsequent mitgedacht werden, ohne dass wir uns technologisch komplett ausbremsen. Gerade bei nicht öffentlichen Sitzungen müssen Zugriffsrechte auch bei einer KI-gestützten Recherche konsequent eingehalten werden.
Wo sehen Sie das größte Potenzial von KI für Unternehmen und Gremien in den kommenden Jahren?
Das größte Potenzial liegt aus meiner Sicht darin, vorhandenes Wissen schneller und einfacher verfügbar zu machen. In Unternehmen und Verwaltungen entstehen über Jahre enorme Mengen an Dokumenten und Sitzungsunterlagen. Mithilfe von KI können diese Informationen in natürlicher Sprache durchsucht werden. Man spricht dann gewissermaßen mit den eigenen Daten, anstatt lange recherchieren zu müssen. Perspektivisch möchten wir diese Informationen außerdem mit gesetzlichen Vorgaben, Satzungen oder Richtlinien verknüpfen. So könnte KI nicht nur Antworten liefern, sondern auch auf rechtliche Rahmenbedingungen oder mögliche Zielkonflikte hinweisen. Gerade angesichts des Fachkräftemangels kann das eine wertvolle Unterstützung sein.
Welche Risiken sehen Sie trotz aller Chancen?
Bei aller Begeisterung darf man KI nicht blind vertrauen. Die größte Gefahr besteht darin, dass KI-generierte Inhalte ungeprüft als Wahrheit übernommen werden. Auch KI kann Fehler machen oder falsche Zusammenhänge herstellen. Hinzu kommt, dass sie zunehmend mit Inhalten lernt, die selbst von KI erstellt wurden. Dadurch besteht das Risiko, dass sich Fehler oder Fehlinformationen immer weiter verbreiten. Ebenso wichtig bleibt der Datenschutz. Je stärker wir digital arbeiten, desto sorgfältiger müssen wir mit sensiblen Informationen umgehen. Deshalb verstehen wir KI nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen, sondern als Werkzeug, dessen Ergebnisse immer kritisch geprüft werden müssen. „Human-in-the-Loop“ ist hier das entscheidende Stichwort.
Wenn Sie einen Wunsch für die Zukunft des digitalen Sitzungsmanagements frei hätten – welcher wäre das?
Ich wünsche mir, dass Mensch und KI künftig als echtes Tandem zusammenarbeiten. KI sollte Routinen übernehmen, Informationen schneller zugänglich machen und Fachkräfte entlasten. Fachwissen, Erfahrung und Verantwortung bleiben jedoch beim Menschen. Unsere Mitarbeitenden bringen durch ihre langjährige Erfahrung in Verwaltungen wertvolles Know-how mit, das keine KI ersetzen kann. Und ich wünsche mir, dass wir die Innovationskraft unserer Region noch besser miteinander vernetzen. In Ostwestfalen-Lippe entstehen viele spannende Ideen und Lösungen. Wenn Städte, Kommunen, Unternehmen, Start-ups und Bürger:innen ihr Wissen stärker miteinander teilen, profitieren am Ende alle davon. KI kann dabei helfen, Menschen und Wissen zusammenzubringen.
