Mehr Freiraum für Kultur und Strategie

Stellenausschreibungen formulieren, Lebensläufe sichten, wiederkehrende Fragen beantworten: KI kann Personalabteilungen einiges abnehmen. Für Marina Stahl, People & Culture Lead bei greenique, liegt darin vor allem eine Chance: mehr Raum für das, was sich nicht automatisieren lässt – die Arbeit mit den Menschen.

Mal ist es eine Stellenausschreibung, mal ein Artikel für die interne Kommunikation oder eine neue Richtlinie: KI sitzt bei Marina Stahl längst mit am Schreibtisch. Sie kommt im Recruiting zum Einsatz, hilft beim Formulieren und Prüfen von Texten, spürt Dopplungen oder widersprüchliche Angaben in Übersichtstabellen auf und fasst Ergebnisse der jährlichen Mitarbeiterbefragung zusammen. 

Seit sechs Jahren arbeitet die 35-Jährige bei greenique im Bereich People & Culture. Die studierte Bildungs- und Sozialwissenschaftlerin mit wirtschaftlichem Schwerpunkt ist seit knapp zehn Jahren ist seit rund zehn Jahren im Personalbereich tätig.

Ihr Aufgabenfeld reicht heute vom Recruiting und Onboarding über Personalentwicklung bis zur Begleitung von Teams, die sich neu aufstellen. Ihr Blick ist damit breiter, die Arbeit strategischer geworden: Was möchte das Unternehmen, in welche Richtung soll es gehen und wie stellt es sich dafür intern auf? Genau dafür schafft ihr KI mehr Freiraum. Wiederkehrendes abgeben, Zeit für anderes gewinnen. Marina Stahl sieht die Chance, stärker strategisch und konzeptionell zu arbeiten – und weniger im „Feuerwehrmodus“ zu stecken. 

Und dann ist da noch etwas, was auf keiner klassischen To-do-Liste steht. „Mehr Zeit für das Zwischenmenschliche, um die Herausforderungen und Bedarfe im Unternehmen überhaupt identifizieren zu können“, erläutert Marina Stahl. Das kann das geplante Gespräch sein, aber ebenso der kurze Austausch auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine.

Mehr People & Culture

Für Marina Stahl zeichnet sich damit eine Verschiebung ab. Wenn administrative und standardisierte Aufgaben weniger Zeit beanspruchen, rücken persönliche Beratung, Weiterbildung, Change Management und Kulturarbeit stärker in den Fokus. Das wird auch deshalb wichtiger, weil sich die Arbeitswelt verändert: flexible Arbeitsmodelle, wechselnde Jobanforderungen sowie unterschiedliche Bedürfnisse der Generationen setzen neue Schwerpunkte.

„Kulturbewusstsein bekommt dadurch ein ganz anderes Gewicht: Wie gehen wir als Unternehmen mit diesen Veränderungen um?“, bringt Marina Stahl die Herausforderung auf den Punkt. Dabei bedeutet der Einsatz von mehr KI für sie nicht, Entscheidungen einfach an die Technologie abzugeben. Gerade beim Recruiting zieht Marina Stahl eine klare Linie. KI kann Lebensläufe zusammenfassen und Anforderungen abgleichen. Den eigenen Blick ersetzt sie nicht.

Ich nutze KI als Unterstützung, aber ich lasse sie nicht allein arbeiten und übernehme einfach das Ergebnis.

„Ich nutze KI als Unterstützung, aber ich lasse sie nicht allein arbeiten und übernehme einfach das Ergebnis“, macht sie deutlich. Denn eine Bewerbung besteht aus mehr als Daten und Fakten. So stehen bei greenique beispielsweise Zeugnisnoten nicht strikt im Vordergrund. Der Personalerin geht es auch darum, zwischen den Zeilen zu lesen und die Person im Kennenlerngespräch wirklich kennenzulernen. „Bei uns zählen noch andere Kompetenzen als die reine Faktenlage. Deshalb kann KI das Recruiting nicht komplett übernehmen“, betont Marina Stahl. 

An anderer Stelle darf KI dagegen ruhig die erste Antwort geben. Zum Beispiel auf die Frage: „Wie melde ich mich krank?“ Oder: „Wie beantrage ich eine Schulung?“ Typische Anliegen, die in Personalabteilungen immer wieder auftauchen. Bei greenique übernimmt solche Fragen inzwischen auch ein interner Chatbot. Er greift auf hinterlegte Betriebsvereinbarungen, Richtlinien und Anleitungsartikel zurück. „Viele typische, wiederkehrende Fragen kann die KI nämlich sehr gut auffangen“, erklärt Marina Stahl. Der Vorteil für Mitarbeitende: Sie müssen nicht warten, bis jemand aus dem HR erreichbar ist. Dass greenique solche Anwendungen auch intern nutzt, liegt nah am eigenen Geschäft. Das Bielefelder Beratungsunternehmen unterstützt seit mehr als 20 Jahren Teams dabei, Prozesse und Zusammenarbeit zu verbessern. Prozessberatung, Automatisierung und KI gehören ebenso zu den Schwerpunkten wie Lösungen mit Tools von Atlassian, Workato und HYCU. Als Atlassian Platinum Solution Partner nutzt greenique selbst Jira und Confluence sowie Rovo, die KI von Atlassian. Marina Stahl arbeitet außerdem mit Copilot, etwa für Texte, Konzepte oder Fragen im Recruiting. Auch der Service Desk hat es ins HR geschafft: Wer beispielsweise Sonderurlaub einreichen möchte, stellt dort eine Anfrage. KI-Module liefern erste Vorschläge oder passende Anleitungsartikel. Reicht das nicht, kommt Marina Stahl ins Spiel.

Die Qualität von Daten

So bequem eine schnelle Antwort im Chat ist – vorher muss die Grundlage stimmen. Denn KI funktioniert dann am besten, wenn sie auf alle relevanten Informationen Einsicht nehmen kann. Betriebsvereinbarungen, Richtlinien, Prozesse und Anleitungen müssen dokumentiert und aktuell sein.

Die Datengrundlage ist entscheidend. Die Bereiche müssen so dokumentiert sein, dass die KI zuverlässig darauf zugreifen kann.

„Die Datengrundlage ist entscheidend. Die Bereiche müssen so dokumentiert sein, dass die KI zuverlässig darauf zugreifen kann“, unterstreicht Marina Stahl. Sind Prozesse noch nicht eindeutig festgelegt, müssen Unternehmen sie klären und schriftlich festhalten. Das bedeutet Vorarbeit, schafft aber gleichzeitig einheitlichere Abläufe. Umgekehrt gilt: Liegen veraltete Dokumente im System, liefert die KI dann diese. „Die Arbeit für eine hohe Qualität der Antworten beginnt also lange vor dem ersten Prompt“, stellt Marina Stahl fest.

Auch in einem von greenique genutzten HR-Tool ist KI bereits eingebaut. Marina Stahl kann damit Reports erstellen und HR-Daten auswerten lassen, etwa Abwesenheitsquoten vergleichen. Die Technologie nimmt also Arbeit ab – und bringt neue mit. Daten müssen gepflegt, KI-Systeme verwaltet werden. Selbst die Tonalität spielt eine Rolle: Wie soll eine KI antworten, damit ihre Sprache zur Unternehmenskultur passt?

Kompetenz und Transparenz

Je näher KI mit Menschen und ihren persönlichen Daten arbeitet, desto wichtiger werden auch die Grenzen. Im Recruiting stehen für Marina Stahl deshalb Fragen nach Datenschutz und Datensicherheit ebenso im Fokus wie die nach Fairness. „Wie diskriminierungsfrei ist eine KI, wenn sie Bewerber:innen vorselektiert?“, fragt Marina Stahl kritisch. Transparenz ist für sie deshalb zentral. Mitarbeitende sollten wissen, welche KI-Tools im Unternehmen eingesetzt werden, wofür und wie mit Daten umgegangen wird. Dazu gehören klare Regeln: Was darf in eine KI eingegeben werden? Was nicht? Und an welcher Stelle braucht es menschliche Kontrolle? Dafür braucht es Kompetenz. Marina Stahl hat im vergangenen Jahr selbst einen „KI-Führerschein“ absolviert. Inzwischen werden im Rahmen der Personalentwicklung weitere Mitarbeitende bei greenique geschult. 

Gezielt anfangen

Und wie nähert man sich dem Thema, wenn KI im eigenen HR bislang kaum eine Rolle spielt? Marina Stahl empfiehlt keinen großen Aufschlag. „Ich würde mit kleinen, praxisnahen Anwendungen anfangen.“ Eine Stellenausschreibung formulieren, einen Textentwurf optimieren – schon dabei lässt sich einiges lernen. Wie genau muss ein Prompt formuliert werden? Wann liefert die KI ein brauchbares Ergebnis? Und wie erkennt man Falschinformationen? Für HR-Verantwortliche endet die Aufgabe allerdings nicht beim eigenen Ausprobieren. Marina Stahl sieht sie auch als Begleiter des Wandels: Mitarbeitende unterstützen, Unsicherheiten abbauen, Wissen vermitteln.

Wir können den Change mitgestalten und sind nicht nur Anwender von KI.

„Wir können den Change mitgestalten und sind nicht nur Anwender von KI“, beschreibt sie die Rolle von HR. Denn KI verändert nicht nur, wie Personalabteilungen arbeiten, sondern auch, wofür sie ihre Zeit einsetzen. Weniger Routine, mehr strategische Begleitung, Kulturarbeit und persönlicher Austausch. Denn die Technologie übernimmt einen Teil der Arbeit – damit für die Arbeit mit den Menschen mehr Zeit bleibt.